1. Um stefnu þessa

Röskvu - Samtök félagshyggjufólks við Háskóla Íslands er umhugað um réttindi einstaklinga er varða skráningu og vinnslu persónuupplýsinga. Röskva leggur áherslu á að allar persónuupplýsingar séu meðhöndlaðar með lögmætum, sanngjörnum og gagnsæjum hætti.

Persónuverndarstefna Röskvu er sett í samræmi við ákvæði laga nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga, og Evrópureglugerð 2016/679 („GDPR“) um vernd einstaklinga á því sviði.

Í stefnunni kemur fram í hvaða tilgangi persónuupplýsingum er safnað og hvernig þær eru varðveittar, með hvaða hætti hreyfingin nýtir sér slíkar upplýsingar, hvert upplýsingunum kunni að vera miðlað og með hvaða hætti gætt sé að öryggi þeirra.

Persónuupplýsingar í skilningi stefnu þessarar eru upplýsingar um persónugreindan eða persónugreinanlegan einstakling, þ.e. upplýsingar sem hægt er að rekja beint eða óbeint til ákveðins einstaklings.

​

2. Tilgangur

Röskva er stúdentahreyfing, þ.e. frjáls félagasamtök, sem stofnaður var um tiltekin stefnumál, hugmyndafræði og skoðanir, en ein af forsendum lýðræðis er að frjáls starfsemi stjórnmálasamtaka fái að þrífast. Tilgangur Röskvu með skráningu og vinnslu persónuupplýsinga er að ð skrá og vinna persónuupplýsingar í starfi sínu, m.a. í þeim tilgangi að halda utan um félagaskrár og réttindi og skyldur félaga, og miðla upplýsingum til félagsfólks og eftir atvikum annarra.

 

Persónuupplýsingar í vörslu hreyfingarinnar eru ekki nýttar í öðrum tilgangi en þeim sem þeirra var aflað til.

​

3. Ábyrgð

Röskva - Samtök félagshyggjufólks við Háskóla Íslands, Sæmundargata 18, 102 Reykjavík, kt. 440388-2569, er ábyrgðaraðili þeirra persónuupplýsinga sem veittar eru hreyfingarinnar og hreyfingn hefur aflað sér.

Forseti Röskvu er persónuverndarfulltrúi hreyfingarinnar sem hægt er að hafa samband við með því að senda tölvupóst á roskva@hi.is.

Persónuverndarstefna þessi er kynnt öllum einstaklingum í ábyrgðarstöðu hreyfingarinnar, sem jafnframt undirrita trúnaðaryfirlýsingu.

​

4. Upplýsingar

Röskva aflar og vinnur með persónuupplýsingar um félagsfólk og annað fólk sem tekur þátt í starfi hreyfingarinnar. Hreyfingin safnar einungis þeim upplýsingum sem þykja nauðsynlegar eru til að hreyfingin geti miðlað upplýsingum til félagsfólks og annarra, til að mynda í tengslum við trúnaðarstörf hinna skráðu eða viðburði á vegum félagsins. 

Að meginstefnu til aflar Röskva persónuupplýsinga beint frá félagsfólki og öðru fólk sem tekur þátt í starfi hreyfingarinnar. Upplýsingar kunna þó jafnframt að koma frá þriðju aðilum, t.d. þjóðskrá, stjórnvöldum og Háskóla Íslands.

Röskvu er annt um að koma stefnumálum og starfsemi sinni á framfæri við nemendur Háskóla Íslands. Slík miðlun upplýsinga byggir á í mörgum tilvikum á beinu sambandi við einstaklinga. Sú vinnsla persónuupplýsinga snýr að félagsfólki og þjónar þeim megintilgangi að koma upplýsingum áleiðis og auðvelda þátttöku í starfi hreyfingarinnar.

Til að tryggja áreiðanleika þeirra upplýsinga sem hreyfingin varðveitir eru þær uppfærðar eftir þörfum, t.d. með því að samkeyra upplýsingar við þjóðskrá.

Ólíkra upplýsinga kann að vera aflað eftir því hvers eðlis samband einstaklings er við hreyfinguna. Hér að neðan má nálgast yfirlit yfir þær persónuupplýsingar sem hreyfingin kann að afla og í hvaða tilgangi þær kunna að vera varðveittar.

Upplýsingum um nöfn, kennitölu, heimilisföng, netföng og símanúmer er ekki deilt með þriðja aðila nema að undangengnu samþykki hinna skráðu.

​

4.1. NAFN. 

Röskva heldur skrá um nöfn þeirra sem eru aðilar að hreyfingunni og annað fólk sem tekur þátt í starfi hreyfingarinnar. Jafnframt er haldin skrá um þau sem gegna trúnaðarstörfum fyrir hreyfinguna.

​

4.2. KENNITALA. 

Kennitala getur fylgt með skráðu nafni einstaklings. Upplýsingarnar eru einkum nýttar til þess að aðgreina þá sem bera sömu nöfn hvern frá öðrum. Kennitölur eru jafnframt notaðar til að afla upplýsinga um aldur félagsfólks. Auk þess eru þær notaðar sem einkvæmt auðkenni til að sækja reglulega uppfærslu í þjóðskrá á skráðu lögheimili og öðrum upplýsingum sem þjóðskrá geymir, svo sem nafni. Kennitölur eru jafnframt nýttar til þess að fá upplýsingar um hverjir eru bannmerktir í þjóðskrá og/eða símaskrá og eins til að finna og uppfæra símanúmer hjá þeim sem ekki eru bannmerktir í aðdraganda kosninga.

​

4.3 NETFANG. 

Netföng eru notuð í þeim tilgangi að senda upplýsingar til félagsfólk og annað fólk sem tekur þátt í starfi hreyfingarinnar í tölvupósti, svo sem um viðburði, fundi, skilaboð frá forystu, fjáröflun, stefnumál og aðrar fréttir úr starfi hreyfingarinnar, auk hvatningar í kosningabaráttu. Haldið er utan um netföng þeirra sem veitt hafa fyrir því heimild. Félagsfólk og fólk sem tekur þátt í starfi hreyfingarinnar geta hvenær sem er afþakkað frekari tölvupóst frá hreyfingunni með því að koma beiðni þar um á framfæri við forseta hreyfingarinnar í gegnum netfangið roskva@hi.is.

​

4.4. SÍMANÚMER. 

Símanúmer eru notuð í þeim tilgangi að miðla upplýsingum til félagsfólks og annað fólk sem tekur þátt í starfi hreyfingarinnar í símtölum eða með smáskilaboðum, svo sem um viðburði, fundi, skilaboð frá forystu, fjáröflun, stefnumál og aðrar fréttir úr starfi hreyfingarinnar, auk hvatningar í kosningabaráttu. Einungis er unnið með símanúmer á grundvelli samþykkis hinna skráðu. Félagsfólk og annað fólk sem tekur þátt í starfi hreyfingarinnar geta hvenær sem er afþakkað frekari símtöl og smáskilaboð frá hreyfingunni með því að koma beiðni þar um á framfæri við forseta hreyfingarinnar í gegnum netfangið roskva@hi.is.

​

4.5. MEÐHÖNDLUN FÉLAGATALS. 

Röskva heldur úti félagatali þar sem varðveittar eru upplýsingar um allt félagsfólk. Þá er annað fólk sem tekur þátt í starfi hreyfingarinnar, sem ekki eru skráð í hreyfinguna, jafnframt skráðir í félagatalið.

Aðgang að félagatalinu í heild hafa einungis forseti og varaforseti hreyfingarinnar.

Í tengslum við val aðalfund og kosningar til trúnaðarstarfa innan hreyfingarinnar geta frambjóðendur fengið aðgang að kjörskrá, þ.e. viðeigandi úrtaki úr félagatali, gegn því að undirrita trúnaðaryfirlýsingu um meðferð kjörskrárinnar, sem í felst skuldbinding um að meðferð hennar samræmist í einu og öllu persónuverndarstefnu þessari, lögum og reglum hreyfingarinnar og landslögum. Við gerð kjörskrár eru netföng undanskilin.

5. Persónuvernd á vefsíðu

Vefsíða Röskvu www.roskva.hi.is er öllum opin. Vefsíða Röskvu getur notast við tól til að safna upplýsingum um heimsóknina þína, t.a.m. vefkökum.

Á vefsíðu Röskvu eru hlekkir þar sem vísað er á vefsíður utan www.roskva.hi.is. Röskva hefur ekki stjórn á þeim síðum og ber ekki ábyrgð á þeim.

6. Röskva á samfélagsmiðlum 

Hér skal lýsa almennum vinnubrögðum á samfélagsmiðlum og vísa í skilmála viðkomandi samfélagsmiðla. 

 

7. Upplýsingaöryggi

Röskva leggur áherslu á öryggi og trúnað í meðferð persónuupplýsinga og að koma í veg fyrir óheimilan aðgang utanaðkomandi aðila að upplýsingum í vörslu hreyfingarinnar. Hreyfingin beitir viðeigandi tæknilegum og skipulagslegum ráðstöfunum til að vernda persónuupplýsingar, með sérstöku tilliti til eðlis þeirra. Þessum ráðstöfunum er ætlað að verjast því að persónuupplýsingar glatist eða breytist fyrir slysni, og beinast gegn óleyfilegum aðgangi, afritun, notkun eða miðlun þeirra. Röskva stýrir t.a.m. aðgangi að upplýsingakerfum hreyfingarinnar í þessum tilgangi.

Röskva deilir ekki persónuupplýsingum með fyrirtækjum, stofnunum eða einstaklingum nema hreyfingin sé skylt samkvæmt lögum að afhenda persónuupplýsingar, t.a.m. til eftirlitsstofnana, löggæsluyfirvalda eða annarra aðila sem hafa heimild samkvæmt lögum til að móttaka slíkar upplýsingar.

Röskva kann að miðla persónuupplýsingum til vinnsluaðila, þ.e. þjónustuveitenda eðaverktaki á vegum hreyfingarinnar, sbr. 25. gr. laga nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga. Á það m.a. um þá aðila sem halda utan um örugga geymslu gagna fyrir hreyfinguna, veita kerfislausnir varðandi félagatal og bókhald, aðila sem veita hreyfingunni upplýsingatækniþjónustu og aðra þjónustu sem tengist vinnslu og er hluti af rekstri hreyfingarinnar og nauðsynleg í þeim tilgangi að hún geti rækt hlutverk sitt og skyldur gagnvart félagsfólki, öðru fólk sem tekur þátt í starfi hreyfingarinnar og þeim sem hún á í viðskiptasambandi við. Vinnsluaðilar fá einungis aðgang að persónuupplýsingum á grundvelli vinnslusamnings og að því skilyrði að ítarlegur trúnaður ríki um gögnin, þeim sé eytt að vinnslu lokinni, og þær einungis nýttar í þeim tilgangi sem þeim er miðlað og meðferð þeirra hagað í samræmi við lög og reglur.

​

8. Varðveisla upplýsinga

Röskva varðveitir persónuupplýsingar í þann tíma sem nauðsynlegur er í samræmi við tilgang og markmið vinnslu hverju sinni.

 

9. Réttindi hinna skráðu

Einstaklingar eiga rétt á að vita hvort Röskva vinni með persónuupplýsingar um þá eða ekki. farið fram á að fá aðgang að persónuupplýsingum sínum og að uppfylltum skilyrðum laga látið leiðrétta þær, eyða þeim eða takmarkað vinnslu þeirra. Einnig á viðkomandi rétt á að andmæla vinnslu og fara fram á að gögn séu flutt. Til að fá framangreindar upplýsingar ber að hafa samband við Forseta Röskvu í gegnum roskva@hi.is

Þá hefur einstaklingur rétt á að bera upp spurningar við Forseta Röskvu um stefnu þessa og það hvernig hreyfingin vinnur með persónuupplýsingar. Enn fremur er hægt að leggja fram kvörtun til Persónuverndar ef eitthvað þykir athugavert við meðferð hreyfingarinnar á persónuupplýsingum.

Ef upp koma aðstæður þar sem hreyfingin getur ekki orðið við beiðni um framangreint mun hreyfingin leitast við að veita viðeigandi skýringar svo fljótt sem verða má og innan þess frests sem lög um persónuvernd nr. 90/2018 kveða á um.

​

10. Breytingar á persónuverndarstefnu

Stjórn Röskvu er heimilt að breyta þessari persónuverndarstefnu hvenær sem er og taka slíkar breytingar gildi án fyrirvara. Slíkar breytingar kunna t.d. að vera gerðar til að samræma persónuverndarstefnuna við gildandi lög og reglur er varða persónuvernd hverju sinni eða vegna breytinga á því hvernig hreyfingin vinnur með persónuupplýsingar. Hin skráðu skulu upplýst um slíkar breytingar jafnóðum. 

Allar breytingar á stefnunni verða birtar á vefsíðu hreyfingarinnar: roskva.hi.is.

​

Persónuverndarstefna Röskvu - Samtök félagshyggjufólks við Háskóla Íslands var samþykkt 20. maí 2022.